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プレゼン資料は基本5タイプさえおさえればOK!

プレゼンのストーリーにもよりますが、長いプレゼンでは多くの資料が用意され、短いプレゼンでは資料を絞り込む必要があります。

しかしながら、どんなに長いプレゼンであっても、どんなに短いプレゼンであっても、すべてのプレゼンストーリーはたった5タイプのスライドから構成されています。

このように説くのは、企業向けにプレゼンやパワーポイントの資料に関するコンサルティングを行っているプレゼンマスターこと山田進一さん(株式会社オリファイ代表取締役社長)です。

山田さんは著書『スパッと決まる!プレゼン3ステップで結果が出せるトータルテクニック』 (翔泳社) で次のように述べています。

基本5パターンを意識して認識することによって、プレゼンストーリーの全体像をしっかりと把握し、説得力のある資料が作成できる。

また、各スライドがプレゼンストーリー上果たすべき役割も明確になり、口頭での説明と資料との相乗効果が発揮できるようになる。

今回は、その基本5タイプについて紹介します。

 

基本5タイプとは?

  • タイプ①表紙「プレゼンにおける最初のスライド」
  • タイプ②目次「プレゼン全体の内容と順番を網羅するスライド」
  • タイプ③内容「プレゼンの内容を説明するスライド」
  • タイプ④区切り「各章、各セクションを区切るスライド」
  • タイプ⑤まとめ「プレゼンにおける最後のスライド」

それでは、それぞれのタイプにおけるポイントを紹介していきます。

 

タイプ①表紙
第一印象を向上させ信頼感をアップ

初対面の相手にプレゼンする場合は、第一印象が重要になってきます。あなたも第一印象で「この人は信用できなそうだな」「話しがつまらなそう」と思った人のプレゼンには注意を払いませんよね。また最初の印象をプレゼンで変えるのは大変です。

重要なプレゼンの第一印象を決定する上で大切になってくるのが、最初のスライドである表紙です。特にセミナーなどでプレゼン開始30分前から表紙をプロジェクターで投影している場合などは、聞き手が眺めている時間がもっと長いスライドが表紙になります。

このように第一印象を決定する表紙を作成する上で重要な点が二つあります。

一つ目は、お作法を守る、ということです。

ビジネスのプレゼンにおける表紙には盛り込むべき項目というものがあります。聞き手が特定の会社である場合は相手先の社名、プレゼンのテーマ、日付、自社名、部署、氏名などです。

これは言うなればビジネスマナーです。

名刺交換の作法と一緒で、マナーがよいからといって必ずしも高く評価されるわけではありませんが、マナーが悪ければプレゼンの成功率は確実に悪くなります。盛り込むべき項目は漏れなく確実に記載しましょう。

二つ目は、プレゼンのイメージアップです。

もっとも簡単な方法は、プレゼンのテーマと調和した高画質な画像を利用することです。

これにより、聞き手はプレゼンに対する期待が高まり興味が湧きます。そしてプレゼンのテーマを自然と連想するので、円滑にプレゼンを始めることができるようになります。

 

タイプ②目次
目次がプレゼンで果たすべき役割とは?

表紙の次にくるのが目次のページです。

ほとんどの資料で用意されているにも関わらず、漫然と作成されプレゼンされることがなんと多いことでしょうか。

目次は資料作成とプレゼン、それぞれに重要な役割があります。

資料作成時の役割は、作成する前にプレゼンのストーリーを関係者全体で合意すること

大がかりなプレゼンともなると、資料を作成する人、プレゼン中にデモンストレーションを行う人、実際に話す人、聞き手とやり取りをする人と、多くの人が関わってきます。

そのため目次を利用してプレゼンの内容にモレがないか、ストーリーの流れやスライドの順番はこれでいいかを関係者でまず合意します。

ここでしっかりと合意しておかないと、資料があらかた出来上がってから大幅な修正が発生することがあります。面倒かもしれませんが、最初にしっかり合意するために目次を利用します。

プレゼン時の話し手にとっての役割は、目次を提示し聞き手にプレゼンのストーリー全体像を理解してもらうこと

道案内でも「この道をまっすぐ行って、2番目の信号を右に曲がってから、すぐに左に入って、右手です」と口頭だけで説明されては、すぐに理解できませんよね。

それよりも、地図を見ながら全体像を俯瞰で確認して説明を聞いた方がわかりやすいのです。

プレゼンでも一緒です。目次を使ってまずストーリーの全体像を示したほうが、理解しやくなります。

プレゼン時の聞き手にとっての役割は、目次を見て、自分の聞きたい内容がプレゼンが盛り込まれているかを確認すること

ですから、話し手は本題に入る前に「本日のプレゼンはこのように進めますが、特に関心がある部分はどこですか?」と聞き手に問いかけると、効果的なプレゼンができます。

聞き手に問いかけることで、聞き手の興味関心を探るのです。興味のあるところは特に時間を取り丁寧に説明することによって、プレゼンをさらに満足度の高い効果的なものにします。

 

タイプ③内容
ストーリーを円滑に進めるスライドの極意

プレゼンのストーリーを実際に説明する「内容」スライドですが、デザイン面からみると非常に多くのパターンがあります。フローチャート、関連図、マトリックス、表形式、体制図など。しかし、ストーリーをわかりやすく円滑に進めるための極意は、どんなスライドでも一緒です。

まず第一に、そのスライドで伝えたいメッセージを明確に

例えばクラウドコンピューティングと自社運用システムとの比較に関するスライドだとします。

このスライドでそれぞれの特長を説明する場合、最終的に伝えたいメッセージは何でしょうか?

クラウドコンンピューティングのメリットなのか、はたまた自社運用システムのメリットなのか、それとも状況に応じてそれぞれを使い分けることが重要ですということなのか。

このメッセージが明確になっていないと聞き手に「結局この人は何が言いたいんだろう?」と思われてしまいます。効果的なのは、各スライドに伝えたいメッセージを明記するとわかりやすさがグンと向上します。

次に、一枚のスライドにつき伝えたいメッセージを一つに絞る

たまに「スライドのデザイン上余白があると中身がないと思われるかもしれない」という恐怖心からか、一枚のスライドにビッチリと内容を詰め込む人がいます。

しかし多くの異なるメッセージを一度に伝えられても、聞き手は理解できません。

例えば自社の新製品の五つの特長を説明する場合を考えてみましょう。

複数の特長が同じスライドに記載されていると、聞き手としては説明されている特長以外のものにも興味を持ってしまいます。

聞き手をプレゼンの内容に集中させるためにも、一つの特長を一枚のスライドにするべきです。

プレゼンでは、スライドとスライドの関係を意識的に説明

よく提案書などのプレゼンで「現状の分析結果はこれです。ご提案内容はこうです。」と各スライドを淡々と説明する人がいますが、これでは聞き手にとって散漫な印象を受けます。

「現状の分析結果はこれです。分析結果によると20代女性が利用者としてもっとも多いという結果がでましたので、この層に対する提案内容はこうです。」

このように、スライドとスライドの関係を意識的に説明するとストーリーの根拠が理解でき聞き手も納得します。

 

タイプ④区切り
なぜプレゼンで「区切り」が重要なのか?

プレゼンでは、こまめに区切りを入れることが重要です。

というのも、人間の集中力というのは20分程度しか続かないといわれているからです。ですからこまめに区切りを入れ、話した内容を要約して振り返ることで、聞き手に高い集中力を持続させ理解度を上げます。

またここで、今ストーリー全体のどの部分を話しているのかを提示するのも重要です。

なぜなら細かい内容の説明を聞いていると、全体像がボンヤリしてきます。こまめに区切りで全体像を示されることで、聞き手は常にストーリーを俯瞰で理解できどこの説明をしているのか見失わずにすみます。そして、次に話す内容への繋がりを説明することでプレゼンを円滑に進みます。

ペース配分をする上でも、区切りは重要です。

例えば90分のプレゼンで三つの章を説明する場合、一つの章あたり30分になります。このように進め方に目安を設定することで、プレゼンを時間通りに進められるようになります。これで、あと十分しかないのにプレゼンが全然終わりそうにない、という事態が避けることができます。

最後に、区切りは聞き手をプレゼンに積極的に参加させるいいチャンスです。

聞き手にとって、プレゼンを途中でさえぎって質問するのは気が引けますが、区切りのタイミングで「この部分に関する説明は以上ですが、何か質問ありますか?」と促されると質問しやすい雰囲気になります。このように問いかけることによって、聞き手から質問を引き出し、プレゼンに対する興味を持続させます。

 

タイプ⑤まとめ
勘違いしやすいプレゼン最後の「まとめ」方

プレゼンにおける最後の五分間が、プレゼンでもっとも重要な時間です。

この五分間の過ごし方を間違えると、今までの苦労が水の泡になってしまいますから、最後のまとめのスライドも注意しましょう。

プレゼンにおいて最後の五分間でやってしまいがちな間違いというのが、プレゼン全体をまとめずに最後の話題を話しただけで終わってしまうというものです。

これでは「結局あのプレゼンで何が伝えたかったんだろう?」とボンヤリと記憶に残らないプレゼンになってしまいます。ですから、最後の五分間では必ずプレゼン全体をまとめます。

しかし最後の五分間でプレゼン全体をまとめましょう、というと網羅性にとらわれてしまう人がいます。

そういった人は「十の話題を話したプレゼンであれば、最後のまとめで十の話題の全てを振り返らなければならない」と強く思い込んでしまうのです。最後のまとめ、といったからといって、プレゼン全体を網羅する必要は決してありません。

そうではなく、プレゼン全体を通じて伝えたいメッセージを絞り込むのです。

このプレゼンで伝えたい内容はこれです、というメッセージを三つから五つほどにまとめて、最後のスライドとします。

また不特定多数の聞き手に対して話す場合、特に聞き手の連絡先がわからないセミナーのような状態では、まとめでこちらの連絡先を伝えるというのも重要です。

 

今回取り上げた書籍

スパッと決まる!プレゼン3ステップで結果が出せるトータルテクニック
出版社:翔泳社
著者:山田進一

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